مزایای سیستم های مدیریت یکپارچه


مزایای سیستم های مدیریت یکپارچه در یک نظرسنجی

سیستم مدیریت یکپارچه موضوع نسبتا تازه ای است که چیزی حدود 10 سال پیش پدید آمد. در نتیجه آن، تحقیق در مورد نحوه اجرای این سیستم و نتایج آن تا حدودی محدود به این تاریخ و زمان است. بنابراین نظرسنجی تازه منتشر شده اسپانیایی به پر کردن این شکاف ها کمک می کند. نظر سنجی از 102 سازمان اسپانیایی  که به ادغام سیستم های مدیریت ایزو 9001، ایزو 14001، و OHSAS 18001 پرداختند نشان داده که بهبود بیشتر منابع و ارتباطات بهتر داخلی جزو مزایای کلیدی هستند.

نظرسنجی در سال 2009 انجام شد تا اثر سیستم های مدیریت یک پارچه بر سازمان ها به ویژه در ارتباط با ایمنی و بهداشت شغلی تحیل شود. تمام این شرکت ها سیستم های مدیریتی خود را طبق استاندارداهی ایزو پیاده سازی کرده بودند.

هدف این نظرسنجی جمع آوری داده های نظام مند و گسترده از جنبه های مختلف پروسه های یکپارچه سازی بود. این کار از طریق یک پرسشنامه که دارای چهار بخش بود میسر گردید: جنبه های استراتژیک، جنبه های متدشناسی، خصوصیات یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)، و ارزیابی نتایج.

تحلیل داده ها ترکیبی از بررسی ابتدایی پاسخ ها با یک تحلیل ثانویه و اکتشافی به جهت مشخص کردن ارتباط آماری بین بعضی از سوالات بود.

از کل سازمان های مورد نظرسنجی 84% IMS را پیاده سازی کرده بودند، 92% آنها هر سه سیستم مدیریت را ادغام کرده بودند (کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت شغلی)، درحالی که 8% باقی مانده تنها دو سیستم مدیریت را باهم ترکیب نموده بودند.

جنبه های استراتژیک

دو جنبه استراتژیک مورد تحلیل قرارگرفته به سطحی (مدیریت یا دپارتمان) که در آن تصمیم استراتژیک برای ادغام سیستم های مدیریت صورت گرفته، و زمان انجام این تصمیم گیری دلالت دارد. در جنبه اول 70% سازمان ها بیان کردند که این تصمیم در سطح مدیر ارشد انجام شده.

در رابطه با جنبه دوم، یک نقطه عطفی در سال 2004 وجود داشت که در آن امر پیاده سازی در مقایسه با دوره 1999 تا 2003 افزایش زیادی یافت، در آن زمان تعداد اندکی از سازمان ها به ادغام و یکپارچه سازی سیستم های مدیریت خود پرداخته بودند (شکل 1). پائین بودن رقم در سال 2009 به این دلیل بود که فرم های نظرسنجی در ماه می آن سال جمع اوری شده بودند. این نشان می دهد که تجارت ها تازه متوجه مباحث مورد اشاره در این نظرسنجی شده اند.

بخشی از این توسعه زمانی به علت دو عامل مکمل است. اول، بین زمانی که یک مفهوم یا تکنیک مدیریتی در سطح تئوری یا آکادمیک تعریف می شود تا زمانی که در یک سازمان پیاده سازی شود شکاف زمانی زیادی وجود دارد. تاحدودی این امر درنتیجه وجود عدم اطمینان پیش از ادغام، پیاده سازی و سنجش اصول متدشناسی و مفهومی است.

دلیل دیگر مرتبط با دو اتفاقی است که سال 2004 روی دادند (انتشار چاپ مجدد ایزو 14001، و طرف نظر از استاندارد آزمایشی اسپانیایی UNE 81900:1996 EX ایمنی و بهداشت شغلی. در نتیجه، سازمان ها مجبور بودند مجدد به OHSAS 18001:1999 به عنوان تنها استاندارد مرجع مراجعه کنند، این استاندارد آن طور که ذکر شده بود «جوری تهیه شده بود که با استانداردهای سیستم مدیریت ایزو 9001 و ایزو 14001 همخوانی داشته باشد».

نمودار 1: سالهای پیاده سازی IMS نمودار 1: سالهای پیاده سازی IMS

 

متدشناسی

تنها 17% سازمانها فرآیند پیاده سازی همزمان را انتخاب کردند، یعنی یکپارچه سازی مشترک تمام سیستم های مدیریت مدنظر. اکثر سازمانها سیستم ها را به تدریج اجرا کردند، و غالبا ابتدا سیستم مدیریت کیفیت را اجرا کردند، سپس سیستم مدیریت محیط زیست و در آخر OHSAS.

رایج ترین متدشناسی مرتبط با قواعد یا نقشه پروسه ی مدیریت کیفیت کلی (TQM). 44% از پاسخ دهندگان از متدشناسی انحصاری بر پایه TQM استفاده کردند و 36% از آنها این متدشناسی را در ترکیب با جدول های مربوطه که در پیوست استانداردهای پیاده سازی شده آنها وجود داشت بکار بردند.

خصوصیات یک سیستم مدیریت یکپارچه

یک سیستم مدیریت یکپارچه را می توان از طریق سه خصوصیت اصلی معرف آن تحلیل و بررسی کرد – ساختار سازمانی، میزان یکپارچگی راهکارهای مکتوب،  و میزان یکپارچگی پروسه های عملکردی.

از نظر برخی ادغام دپارتمان ها را نمی توان به عنوان متغییری قطعی در میزان یکپارچگی یک IMS (سیستم مدیریت یکپارچه) درنظر گرفت، ما باور داریم که می توان از تفکیک دپارتمان ها، که منتج به سیستم های مدیریتی منفرد می شوند، طی روند یکپارچه سازی صرف نظر نمود، این کار معمولا با تلاش به اجتناب از رخداد اختلاف های به القوه در بین دپارتمان ها که برخواسته از ماهیت سازمان است انجام می شود.

این یعنی یکپارچه سازی، نه تنها سیستم های مدیریتی بلکه مسائل سازمانی را نیز درگیر می سازد. برای تشخیص این موضوع، پرسشنامه با توجه به اتحاد یا تفکیک دپارتمان ها و مسئولیت ها سوالاتی درباره ساختار سازمانی اداره کننده یک سیستم مدیریت یکپارچه مطرح می کند.

ما در گرایش به سمت متحد سازی مسئولیت ها (76%) نسبت به متحدسازی دپارتمان ها (48%) تمایل قوی تری مشاهده کردیم، با این حال رایج ترین ساختار سازمانی دارای یک دپارتمان است که توسط یک مدیر نظارت می شود (48%).

راهکارهای مکتوب می توانند در درک خصوصیات یک سیستم مدیریت یکپارچه بسیار مفید باشند، زیرا آنها تشریح کننده اقدامات اصلی در سیستم هستند. آنها تا حدودی، اشاراتی هم به ارتباط و پیچیدگی سیستم دارند. نتایج پرسشنامه نشان دهنده تفاوت وسیعی بین سازمان های شرکت کننده در این موضوع است.

یک تحلیل عمیق از داده های آماری مربوط به پراکندگی و متمرکزسازی به تهیه دو فرضیه کاری منتج می شود، که زمینه ساز مسیرهای تازه ای برای تحقیقات آتی می شود:

  • فرضیه برپایه نتایج - «در یک روند یکپارچه سازی سیستم مدیریت، ممکن است IMS به دست آمده بطور مشخص با سیستم هایی که در سازمان های دیگر پیاده سازی شده اند متفاوت باشند.»
  • فرضیه بر پایه متدشناسی - «در روش یکپارچه سازی سیستم های مدیریت توسط سازمان ها مکانیزمی نظام مند بهفته است.»

با توجه به فرضیه اول، دلیل چنین تفاوتی می تواند به خاطر فقدان یک استنادارد بین المللی سیستم مدیریت یکپارچه برای ایجاد یک متد شناسی تثبیت شده باشد. در نتیجه، وقتی یک سازمان تصمیم به یکپارچه سازی می گیرد، تمایل دارد از روش خود که ممکن است تحت تاثیر سیستم های مدیریتی که قبلا اجرا کرده باشد، استفاده کند.

با درنظر داشتن فرضیه دوم، به نظر می رسد مکانیزم های نظام مند با پارامترهای زیر هماهنگ است:

  • گرایش به حداکثر رساندن تعداد راهکارهای مکتوب در برگیرنده سه کارکرد فنی کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی، و بنابراین به حداقل رساندن تعداد راهکارهای مکتوب دربرگیرنده جنبه هایی که بطور جزئی بین دو عملکرد فنی مشترک هستند.
  • مدیریت زیست محیطی و OHSAS عناصری هستند که احتمال ادغام آنها با راهکارهای مکتوب دوگانه وجود دارد.
  • کیفیت موضوعی است که بیشترین تعداد راهکارهای مکتوب جداگانه را می طلبد.

سازمان هایی که قصد پیاده سازی تصاعدی و متوالی راهکارها را داشتند شاهد کاهش میزان بروکراسی در مقایسه با آنهایی بودند که تمام راهکارها را بطور همزمان پیاده سازی نمودند.

یکپارچگی پروسه

یکپارچگی پروسه آخرین ویژگی MSI است که باید به آن اشاره شود (چه راهکار مکتوب یکپارچه باشد یا خیر). تحلیل راهکارهای مکتوب سطح یکپارچگی مستندات سیستم را مشخص می کند، بررسی پیاده سازی پروسه به مشخص کردن سطح یکپارچگی عملی کمک می کند.

از سازمانها پرسیده شد که آیا هشت پروسه رایج را در سه سیستم مدیریت بطور یکپارچه پیاده ساز ی کرده اند. نتایج نشان داده شده در نمودار 2 نمایان کننده سطح بالایی از یکپارچگی است.

 نمودار پروسه های سیستم مدیریت یکپارچه

 نمودار 2 – ادغام پروسه های سیستم مدیریت یکپارچه

 

 

مزایای یکپارچه سازی

مهم ترین نتیجه که می توان گرفت این است که یکپارچه سازی سیستم مدیریت از دید سازمان هایی که به انجام آن اقدام نموده اند روندی مثبت است (نمودار3). تقریبا 50% پاسخ ها مزایای «زیاد» یا «بسیار زیادی» را نشان دادند. جالب است که ذکر گردد این ارزیابی های عمدتا مثبت هر دو جنبه های داخلی و خارجی را تحت پوشش قرار می دهد. مهمترین مزایا سه مورد بودند از قبیل «بهینه سازی بهتر منابع»، «ارتباطات داخلی بهتر» و «ارتقای وجهه خارجی سازمان».

برای تشخیص اینکه آیا چنین مزایایی به استفاده از روند یکپارچه سازی ارتباط دارد و یا به دلیل ساختار سازمانی به وجود آمده است متغییر های متعددی مورد ارزیابی قرار گرفته اند. از این موضوع می توان نتیجه گرفت سازمانهایی که اقدام به اجرای یکپارچه سازی تصاعدی گرفتند نسبت به سازمانهایی که یکپارچه سازی همزمان را اجرانمودند کاهش بیشتری در میزان بروکراسی تجربه کردند.

علاوه بر این، سازمانهایی که یکپارچه سازی را در سطوح بالاتر مسئولیتی اجرا کردند شاهد کاهش بروکراسی در سیستم جدید بودند، درحالی که سازمانهایی که یکپارچه سازی را در سطح دپارتمانی اجرا نمودند پیشرفت در وجهه خارجی سازمان را تجربه کردند.

نمودار مزایای سیستم مدیریت یکپارچه

نمودار 3 – مزایای سیستم مدیریت یکپارچه

 

مشکلات مشاهده شده

طبق نتایج نشان داده شده در نمودار 4 می توان نتیجه گرفت مشکلات اصلی یکپارچه سازی سیستم در مقابل سازمان ها مربوط به فرهنگ داخلی است، موضوعاتی ازقبیل مقاومت در برابر تغییر و عدم مشارکت کارکنان. برعکس آن، عدم مشارکت ناظران و مدیران سیستم، شامل مدیر ارشد و نمایندگان پیشگیری از حوادث، در اغلب اوقات آن چنان مشکلات ساز نیست.

به علاوه، هیچ یک از این مشکلات بر روند یکپارچه سازی نداشته، مگر در صورت «مقاومت کارمندان دربرابر تغییر»، در سازمانهایی که قصد یکپارچه سازی همزمان را داشتند نسبت به آنهایی که مسیر تصاعدی را برگزیدند مشکلات بزرگتری مشاهده شد.

مشکلات در پیاده سازی IMS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نتیجه گیری

آنطور که نتایج نشان می دهند، نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه، ساختار سازمان، توزیع راهکارهای مکتوب، و اجرای پروسه های یکپارچه سازی شده منطبق با استانداردها، از سازمانی تا سازمان دیگر متفاوت است.

اگرچه تا کنون استاندارد بین المللی برای یکپارچه سازی سیستم مدیریت وجود نداشته که بتوان از آن به عنوان یک مدل استفاده کرد، به نظر میرسد سیستم های مدیریت طی مکانیزمی نظام مند و طبق پارامتر های زیر یکپارچه سازی می شوند:

  • نسبت به افزایش تعداد راهکارهای مکتوب درباره سه کارکرد فنی به صورت جداگانه و مدیریت  باقی جنبه ها، و بنابراین کاهش تعداد راهکارهای مکتوبی که تا حدودی بین دو کارکرد فنی مشترک هستند یک تمایل وجود دارد.
  • مدیریت زیست محیطی و OHSAS دو عنصری هستند که احتمال یکپارچه سازی آنها با راهکارهای مکتوب دو سویه بیشتر است.
  • کیفیت کارکردی است که به بیشترین میزان راهکارهای مکتوب نیاز دارد.

باتوجه به نتایج روند یکپارچه سازی، مزایای مرتبط زیادی به دست می آید، که مهمترین آنها بهینه سازی بهتر منابع، ارتباطات داخلی بهتر و ارتقا وجهه خارجی سازمان می باشند.

مورد آخر در سازمان هایی که به یکپارچه سازی دپارتمان های فنی پرداختند، نسبت به آنهایی که دپارتمان های «مجزا» داشتند بیشتر شهود پیدا کرد.

به علاوه کاهش بروکراسی سیستم مدیریت در سازمانهایی که به یکپارچه سازی تصاعدی پرداخته بودند بیشتر نمایان بود.

اگرچه سازمانهای شرکت کننده در نظرسنجی در مسیر یکپارچه سازی با مشکلاتی مواجه شدند، مهم ترین آنها مقاومت کارمندان دربرابر تغییرات بود. با برقراری ارتباط طی روند یکپارچه سازی، با توضیح دلیل یکپارچه سازی سیستم ها توسط سازمان و مزایای مورد انتظار و همچنین اهمیت مشارکت آنها [کارمندان] در پروسه می توان بر این مشکل غلبه کرد یا حداقل آن را کاهش داد.



ثبت نظر شما

نام :

ایمیل :

نظر :



آخرین مقالات


پرداخت آنلاین توسط کلیه کارت های عضو شبکه شتاب بانکی
تمامی خدمات این فروشگاه ، حسب مورد ، دارای مجوز های لازم از مراجع مربوطه می باشد و فعالیت این سایت تابع قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران می باشد .

بالا